Dans un monde où la rapidité et la performance règnent en maître, il est facile pour les cadres de se retrouver débordés. Délais qui s'empilent, responsabilités qui s'étendent sans cesse, équipes à soutenir... Ces défis, loin d'être anodins, impliquent non seulement leur efficacité, mais aussi la santé globale de leur organisation. Alors, comment détecter et surtout prévenir cette surcharge qui sape les énergies, sans pour autant perdre en robustesse ?
Les signes qui ne trompent pas
Avant même que les collaborateurs ne tirent la sonnette d'alarme, certains indices méritent notre attention : des retards récurrents, une tension palpable dans les interactions, ou encore une baisse visible de motivation. Derrière ces comportements, on retrouve souvent une désorganisation insidieuse. Celle-ci ne se limite pas à une mauvaise gestion du temps : elle naît aussi d'un manque de priorités claires, d'objectifs flous ou d'une surcharge émotionnelle liée à un manque de reconnaissance.
Prenons l'exemple d'un cadre commercial. Habituellement proactif et précis, il commence à envoyer ses rapports en retard et évite les réunions d'équipe. En creusant, son manager découvre qu'il passe des heures à gérer des tâches administratives imprévues et que les objectifs des projets clients ne sont pas clairs. La mise en place d'une liste de priorités hebdomadaires a suffi à transformer cette spirale négative en un retour de productivité.
Clarifier pour simplifier
Face à cette situation, le premier réflexe doit être de ramener de la clarté. Quels sont les véritables objectifs prioritaires ? Quelles tâches peuvent être reportées, déléguées, ou même supprimées ? Prendre un moment pour réorganiser les priorités avec les équipes, en concertation, est souvent une bouffée d'oxygène. Cela passe aussi par des règles simples : limiter les interruptions, recentrer les échanges sur des moments clés, et encourager chacun à exprimer ses limites.
C'est ce qu'a fait une responsable RH débordée par des urgences incessantes. Elle et son manager ont redéfini ses priorités en identifiant les tâches non essentielles qu'un assistant pouvait prendre en charge. Pour aller plus loin, ils ont instauré des horaires de plages sans interruption, où elle pouvait se concentrer sur ses projets stratégiques. En quelques semaines, cette simple réorganisation a permis de diminuer son stress tout en renforçant son efficacité.
Pour aller plus loin, consulter ici mon article sur les 9 lois pour une meilleure gestion du temps : https://www.krysalia-coaching.fr/post/9-lois-pour-une-meilleure-gestion-du-temps et mon article sur 6 principes pour une gestion du temps réussie : https://www.krysalia-coaching.fr/post/6-principes-pour-une-gestion-du-temps-r%C3%A9ussie
Un leadership adapté au défi
Pour les managers, accompagner les équipes débordées exigent un changement de posture. Il ne s'agit pas de distribuer des solutions toutes faites, mais bien de co-construire des ajustements pertinents. Poser des questions ouvertes – De quoi as-tu réellement besoin pour avancer ? – et valoriser les petites victoires créer un environnement où chacun retrouve la motivation de contribuer.
L'objectif n'est pas simplement de sortir la tête de l'eau, mais bien de créer les conditions d'une dynamique plus saine sur le long terme.
Lors d'un projet complexe impliquant plusieurs départements, une collaboratrice s'est confiée à son manager sur son incapacité à tenir les délais. Plutôt que de redistribuer les tâches immédiatement, ils ont pris le temps de comprendre ensemble que le problème venait d'un manque de clarté dans les consignes initiales. Ils ont instauré des points réguliers pour valider les avancées, et les résultats ont dépassé leurs attentes : non seulement les délais ont été respectés, mais la collaboratrice s'est sentie valorisée dans son rôle.
Et si l'organisation devait elle-même changer ?
Parfois, le problème ne vient pas des individus, mais de la structure. Un processus mal pensé, une répartition des responsabilités inéquitable ou une absence de soutien peuvent exacerber la surcharge. Dans les petites entreprises, par exemple, standardiser les pratiques et mieux répartir les rôles entre les différents niveaux hiérarchiques est une réponse souvent salutaire.
Pour les entreprises en général, une évaluation régulière de l'organisation permet de repérer et de corriger ces failles avant qu'elles ne prennent trop d'ampleur.
Agir pour inspirer les managers débordés
Lutter contre la surcharge de travail ne consiste pas à en faire moins, mais à mieux faire. En osant repenser l'organisation et en accompagnant les cadres de manière humaine et proactive, les entreprises se donnent les moyens d'inspirer des équipes motivées et efficaces. Chaque action compte : poser un cadre clair, encourager la communication, et montrer l'exemple d'un leadership authentique. Ce sont ces petits pas qui transforment les difficultés d'aujourd'hui en opportunités pour demain.
Dans une entreprise de conseil, la mise en place d'une culture de feedback régulier entre paires et avec les managers a profondément transformé la dynamique des équipes. Ce rituel a permis à chacun de partager ses difficultés sans peur d'être jugé, et les solutions collectives qui en ont émergé ont non seulement réduit la surcharge, mais aussi renforcé l'esprit de collaboration et la satisfaction au travail.
Pour aller plus loin, consulter ici mon article sur le Feedback un outil puissant pour une communication authentique et efficace: https://www.krysalia-coaching.fr/post/le-feedback-un-outil-puissant-pour-une-communication-authentique-et-efficace
Et vous, quelles pratiques mettez-vous en place pour soutenir vos équipes sans alourdir leur charge ? Partagez vos réflexions : ensemble, nous avançons mieux.
Steve Jobs a dit : "La clé de l'efficacité est de savoir dire non à ce qui n'est pas essentiel."
Sources :
https://blog.be-up-developpement.com/desorganisation-du-travail/ https://www.linkedin.com/advice/0/your-team-overwhelmed-tasks-deadlines-how-can
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