La gestion du temps est un sujet qui nous concerne tous, aussi bien dans la vie privée que la vie professionnelle.
Nous sommes inégaux face à la gestion du temps. Certains seront très efficaces sur du court terme, d'autres seront les rois de la planification, d'autres encore auront une capacité hors du commun à procrastiner. Beaucoup se noieront dans une goutte d'eau et quelques-uns n'auront aucun souci avec la gestion du temps - ce sont peut-être des extra-terrestres !!
Dans mes coachings, c'est un sujet qui est souvent soulevé. Mes clients connaissent le plus souvent les grands principes. Ils rencontrent juste quelques difficultés à les appliquer. Mon rôle est de les aider à trouver leur manière de fonctionner pour être efficaces.
J'ai relevé quelques grands principes, méthodes ou lois qui me semblent très facilitants pour toute personne qui souhaiterait s'en sortir ou tout simplement s'améliorer dans la gestion du temps. Je les applique quotidiennement et ils m'ont sauvée plus d'une fois.
Cette liste est loin d'être exhaustive.
Attention, n'y voyez pas une formation sur la gestion du temps. Vous risqueriez d'être très déçus !!
J'ai choisi les 6 principes suivants :
1- La méthode NERAC 2- La loi de Laborit ou loi du moindre effort 3- Loi de Parkinson 4- La matrice Eisenhower 5- La loi de Carlson 6- La métaphore des grosses pierres
1- La méthode NERAC 
Voici une méthode simple à mettre en place et il suffit peu de temps pour la mettre en pratique. L'investissement en temps pour préparer les listes et les classer est largement rattrapé par la suite. La phase que je préfère est la dernière : rayer les tâches exécutées !!
2- La loi de Laborit ou loi du moindre effortSelon Henri Laborit, un chirurgien et neurobiologiste français, notre comportement nous pousse à faire ce qui nous fait plaisir en premier. Nous recherchons le plaisir immédiat.
Au travail, notre instinct nous incite à fuir le stress. C’est pour cela que nous procrastinons, c’est-à -dire que nous repoussons une tâche au lendemain.
Donc, je vous conseille simplement de commencer votre journée de travail par la tâche la plus difficile et/ou pénible. Une astuce pour vous faciliter cette pratique : offrez-vous une récompense dès que cette tâche déplaisante est terminée. Donc, sur vos agendas, vos premières tâches inscrites, ce sont celles que vous aimez le moins.
3- Loi de ParkinsonLe principe de cette loi est le suivant : la tâche à réaliser tend à occuper tout le temps disponible pour la terminer. En résumé, plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.
Il est alors important de fixer des échéances raisonnables et réalistes pour l’accomplissement de vos tâches et de faire des points réguliers pour en suivre la progression.
4- La matrice Eisenhower
Cette matrice est une aide précieuse pour visualiser la priorisation des tâches et ainsi mettre l'énergie au bon endroit. Elle complète parfaitement la méthode NERAC.
1- A faire : tâches importantes et urgentes : doivent être réalisées dans la journée idéalement. Ne pas les repousser au lendemain est primordial.
2- A planifier : tâches importantes et non urgentes : peuvent être mises de côté, mais attention à ne pas les oublier !! L'astuce est de les planifier sur votre agenda à une date relativement proche.
3- A déléguer : tâches urgentes mais non importantes : ce sont idéalement les tâches à déléguer. Elles correspondent très souvent à des tâches imprévues qui surgissent sans prévenir, apportées par un collègue par exemple.
4- A éliminer : tâches non urgentes et non importantes : elles s'apparentent le plus souvent à des tâches réflexes comme consulter les réseaux sociaux, les courriels, en plein milieu de tâches importantes et urgentes. L'idéal est de vous accorder de vraies pauses où vous pourrez vaquer à toutes les occupations souhaitées sans culpabilité.
5- La loi de CarlsonC'est pour moi une des lois les plus importantes, car elle passe inaperçue malgré des conséquences très lourdes. L'économiste suédois S. Carlson affirme que tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue.
Donc lorsqu'un collègue, un coup de téléphone, une lecture intempestive de courriels, un petit "ding" signifiant l'arrivée d'une notification quelconque, etc.… viennent vous distraire, soyez ferme !! Isolez-vous d'une manière ou d'une autre pour éviter ces interruptions, surtout si vous bossez sur un dossier urgent, important et qui demande beaucoup de concentration. Il vous faut environ 5 minutes pour reprendre de façon efficace votre tâche. Comptez le nombre de minutes perdues en fin de journée, et observez l'état de frustration dans lequel vous vous trouvez car vous avez l'impression d'avoir perdu du temps ou tout simplement d'avoir manqué d'efficacité !
6- La métaphore des grosses pierresCette métaphore est une de mes préférées toutes catégories confondues. Elle m'a sauvée plus d'une fois et surtout elle m'a permis de ne pas culpabiliser lorsque mes enfants étaient petits et qu'ils avaient besoin de ma présence, alors que j'étais directrice de magasin.
Il s'agit de déterminer vos priorités les plus importantes et de les placer en priorité absolue sur votre agenda. Ce sont "vos grosses pierres".
L'histoire est la suivante : elle raconte qu'un professeur, lors d'un cours de management, plaça sur son bureau un vase vide. Il le remplit de grosses pierres et il demanda "est-ce que le vase est plein ?" Ses élèves répondirent "oui" et le professeur leur dit alors "Vraiment ? Que dites-vous de ça ?" Et il prit des petits cailloux qu'il versa entre les grosses pierres.
Il demanda à nouveau à ses élèves si le vase était à présent plein et tout répondirent encore "oui" même si certains commençaient à hésiter.
Il continua son expérience. Il versa entre les grosses pierres et les petits cailloux du sable. Il reposa sa question et cette fois les élèves répondirent "non".
Le professeur versa dans le vase une bouteille d'eau.
Un des élèves demanda la signification de cette expérience. La réponse spontanée d'un des camarades était la suivante : "on peut toujours trouver de la place pour faire d'autres choses".
Le professeur contredit son élève et il dit :"NON, la leçon à tirer de cette expérience est que si vous ne placez pas en premier lieu les grosses pierres, vous n'aurez pas de place pour les mettre par la suite. Les grosses pierres sont les choses les plus importantes dans votre vie, le sable et l'eau les moins importantes. Les cailloux représentent les tâches les plus courantes."
Notre planning est représenté par le vase. Il a une contenance limitée et il ne sert à rien de commencer à planifier les tâches sans importance. Le mieux à faire est de commencer par poser les tâches les plus importantes : jour de repos, soirée réservée aux enfants, l'heure de yoga hebdomadaire, ... Ensuite, planifiez les tâches par ordre de priorité pour être sûr de pouvoir caser ce qui est important.
J'espère vous avoir éclairé sur certains points liés à la gestion de votre temps. Encore une fois, je n'ai pas abordé d'autres méthodes ou principes qui sont certainement tout aussi importants que ceux que j'ai énoncés. J'ai fait un choix, certainement celui des méthodes qui m'aident le plus dans ma vie privée et professionnelle.
Si vous en utilisez d'autres qui pour vous sont indispensables, écrivez-moi dans les commentaires desquelles il s'agit !! Je suis curieuse de savoir comment vous vous organisez dans votre gestion du temps.
Proverbe chinois : "Un jour en vaut trois pour qui fait chaque chose en son temps."
Sources :